辦文的方式有很多種，全憑個人喜好。
第1種，直接函轉相關單位限期回覆，等到相關單位函復後，再彙整函復議員。
第2種，先簽會相關單位提供意見後，再彙整函復議員。
第3種，直接函復議員自己單位的意見，但副知相關單位就相關權責部分逕復議員。
第4種，先以便箋(簽)方式洽詢相關單位的意見，等到相關單位回覆後，
再彙整函復議員。
以便箋(簽)方式洽詢相關單位的風險最大，很多單位對於便箋(簽)都不會取收文號，
所以一定要親送至該單位收文人員，請他簽收並掛文號。
另外，便箋(簽)除了簡易簽辦功能外，也可以當作發文使用，
這時候公文下面的寫法就是「此致 ○○單位」。
以上內容純粹供初任公職的人參考。
※ 引述《priest66 (老天爺都不老天爺了)》之銘言：
: 事情是 因為有一位議員發文過來
: 要我們對他質詢的問題 寫短中長程改善方案
: 然後我這是二級單位
: 發文用一級單位名義回了改善方案計劃書
: 但現在文被副局長退了
: 因為議員的文裡面有一條非我們局的業務
: 原本是要函轉該局
: 但現在我們局長要我們用便簽的方式
: 會他局提供意見後 在一併函復
: 因為爬文 google 和同梯的朋友 都問過 但還是找不到解答 想來版上問看看
: 1 便簽 是附在議員和我們原本的函(稿)即可嗎
: 先前寫的是一文二稿(有計劃書回復的函稿和函轉他局的函轉文)
: 還是說 函轉那份就去掉了 直接附上便簽?
: 2 另外是 便簽要怎麼寫啊T_T 我寫
: 一、本案依據XX市議員OOO辦公室105年X月X日OO字第10000000CL號函辦理
: 二' 就XXXX復會XX局陳述意見後一併函復
: 三 陳閱後擬依文辦理
: 可以嗎 現在幾乎等於沒人可以問 所以只能亂寫 我們主任超級兇的
: 雖然依定會被罵 但大家可以幫忙我被他罵少一點嗎T_T 拜託
: 3 全部印出來以後 要怎麼放 是便簽然後我們的函稿 然後 函轉文
: 這樣嗎?便簽是不是放在函稿上附著的東西?
: 4 還有一個問題是 展期的問題 因為種種原因 此文已被展延一次
: 現在要展延第二次 是否要跑紙本 ?
: 拜託大家了 真的很不好意思 在這邊問