※ 引述《kccn (demultiple)》之銘言：
: 可以請解釋一下這些專案工具的邏輯和用法嗎?
: 我相信版上應該有很多老小骨頭 甚至是外團伙伴有興趣知道一些實務面上的細節
: 而且能"壓縮活動籌備的時間"真是一句不可思議的話
: 還有就是所謂的"我們社團辦活動的效率並不怎麼好"
: 是可以怎樣的從這些專案工具的利用下得到改善?
: 我想這會是歷任群長及總幹事都會非常有興趣的問題
關於WBS與甘特圖的基本知識
請參考以下網頁
WBS： http://0rz.com/3GQ97m
甘特圖：http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E7%94%98%E7%89%B9%E5%9B%BE
以你的問法來看
我會認為你應該也是認同"我們社團辦活動效率不怎麼好"這個說法的
所以以下就直接以此為前提做討論
首先 我將先從我們團辦活動的方式談起
一般辦活動的流程可分為幾大項：
1.訂定活動目的與價值
2.工作排程與工作分配
3.活動教案攥寫與審查
4.活動內容排練與測試
5.活動內容修改與定案
6.當天活動執行
7.事後檢討
而我們團幾乎從沒做過第1點
即使有做，大概也只有總幹事一個人做
然而這一點卻是辦活動的核心所在
目的與價值沒有共識
在許多決策上便會顯得困難重重
因此 改進團內辦活動效率的第一步
便是規定所有活動皆要有活動共識會
第2點開始便是WBS與甘特圖可以發揮的地方
運用WBS可以將工作內容拆解為可管理的最細項
讓所有人能清楚了解所有的細部工作項目
進而明白自己的工作內容與其他人工作的關聯性
而甘特圖可以將工作排程圖像化
在Deadline的設定上可以變得更細、更清楚
總幹事在管理上也可以一眼看出各排程進度超前或落後的情形
以往我們團活動籌備的許多Deadline都是以籌會為基準
或是以單一排程訂定其Deadline
然而在籌備活動的過程中
排程彼此間都是互相關聯的
某一排程的進度超前或落後其實都會影響其他排程的進度
運用甘特圖讓總幹事可以更有彈性的控制進度
在第3點的部份
即是在效率中需要改進的很大一塊
以這次船賽為例
扣除掉發想教案的時間
我們在寫教案就花了快一個月
當然這牽扯到我們第1點沒有做導致開了許多沒意義的籌會
但以實際寫教案的時間來估算
理論上 只要想法確定了
要把想法寫成教案並不是件很花時間的事
即便再怎麼沒經驗
一份教案最慢花兩小時一定可以完成
更不用說是儀典類的小教案了
所以嚴格說起來 1~2份的教案在一天內完成絕對沒問題
以這次船賽建案量與人力比來看
是可以在一兩天就完成教案初版的
而只要排程有排好 教案完成的日子就可以掌握
也自然可以提早排定教案完成隔天討論
之後再花一天的時間修改
所以 整體而言第2點可以在五天內完成
單就這一部分就可以大大縮短籌備時間
文書與宣傳也可以用類似的方式提昇效率
重點其實是在於大家對於時間與工作重要性的認知
以及總幹事對於活動進度的掌握度
這兩點運用WBS與甘特圖都可以做到不錯的改進
至於其他項目比較沒有類似的問題 就暫且不談
最後 必須要澄清的是
WBS與甘特圖充其量也只不過是工具罷了
也並不是說只要用了它們就一定會大躍進之類的
重點還是在於大家怎麼去操作它們
另外
我也並沒有辦法保證使用這工具可以馬上見效
畢竟也是第一次在團內操作這工具
我也是單純的希望將好的東西帶進團內
而我也有能力可以操作這工具
僅此而已