公司派我們這組去處理公司在某地區的分駐點(分公司)，
該分駐點結束業務行為(買賣)，本該是某地區人員處理，
不知為何改成我們這組接手。
賣出物品的款項，依最初所談的條件付款，這部分就很單純，時間到未收款只要催款。
但其中有賣出有退回貨物，該款項尚未退。
想請問這部分要怎麼處理會比較好呢?目前談論的作法是：
1.直接匯款給對方，在寄紙本簽收單或用傳真。
2.開立支票付上簽收單，並要求寄回。
針對個人、公司哪種方法好呢?
再請問：如結束某區的買賣行為，但總公司仍正常營運時，此時針對廠商、客戶
說詞為"xx公司目前結束某地區業務，相關業務請洽總公司"這樣說詞好嗎?
主管要求一套完美的說詞不得傷害到總公司與分公司
主管要求款項一定要詳細，並可查詢到是否有通知/催款動作。
個人想到一份表單，裡面的項目有1.告知的時間2.告知的聯絡人3.公司名稱4.金額
這樣不知是否ok?
不知是否還有遺漏?
想請教哪有相關的文章可爬呢?有無更好的方法讓主管能接受呢?