[心得] 教育部國際及兩岸教育司 交流接待科

作者: Mokia (Mokia)   2017-07-30 00:13:00
大家好,我是169T役男所在單位:教育部國際及兩岸教育司 交流接待科。
終於熬到這一天,還是要跟大家報告一下這裏近一年的心得。
(一)前言:首先先講如果想要涼的話,千萬不要選這個單位,因為這裡的勤務
跟其他處室相比非常的不一樣。但是如果你真的想要學一點東西,
又喜歡在工作上有一點挑戰的,這裡會十分適合你。
(二)勤務內容:國際及兩岸教育司是一個教育部對國際各教育單位的窗口,
而交流接待科,每日的工作就是接待部內各位長官跟國際
上與教育有關的人士(舉凡他國教育相關首長、大學及高中校長及
文教人士)的拜會、邀宴及簽訂合作備忘錄。幾乎每一場拜會,邀宴都
需要準備每一個人的中英文姓名桌牌(可能要你查或上網搜尋,
甚至打電話詢問)並安排每一個長官的座位,會教你怎麼排按照官位
大小來排座位(圓桌、方桌不同)。會議及宴會過程中不會閒著,
必須要攝影(單眼相機)。會後需要上傳相片及登陸外賓資料。
每一週多則6-7場少則2-3場,一年下來差不多會接待一千五百人次,
九百多團各國外賓。相信我,一天很快就會過去,一年也是。
邀宴有分午宴或晚宴,基本上都是要姓名桌牌及拍照,待玩全程。
必要時,必須配合晚宴加班 17:00 - 21:00 ,也就是說晚上有
宴會必須要過去幫忙至結束,因為都會在台北各大飯店舉行,所有的
邀宴服裝上有要求,必須著整套正式服裝(西裝)。只要有宴會不用
擔心自己中晚餐問題,可以跟職員或科長們一起在工作人員桌吃飯。
出差工作包含及邀宴、拜會,另一個比較特別的就是準備「跨文化大使
演講」,大部分的時候會在部內,少部分會四處到各大學,高中職辦理
演講,我目前最遠曾到基隆而工作相較容易僅需要攝影及張貼海報。
除此之外,還要做的行政業務有:更新接待科中英文網頁(上傳照片,
登入宴會資料);每週業務通報表(通報長官下週接待外賓行程);
清點及更新禮品目錄;長官出國(包裝禮品,製作禮品贈送清單);
偶爾幫忙寫一點新聞稿及翻譯一些資料也是很正常的。
由於我有時候幾乎忙到沒時間弄這些行政業務,我有開發幾隻程式
完全自動化,這讓我免於這個登錄資料惡夢,
學弟來的時候我可以交接給你。
(三)宿舍生活:我就不多說,可以參照前面幾個部內的役男分享。
(四)這個工作適合什麼樣子的人?
如果你會講第二外語,或是你自覺英文還不錯可以外國人流利溝通的人,
非常歡迎你的加入,因為這裡每一場的會議及宴會基本上都是英文,
或是其他外語。偶爾因整團人數眾多,需要上桌陪外賓吃飯,可能要聊一些
台灣的特色,介紹台灣。
(五)單位相處:
這單位的大部分職員都很好相處(年輕),管理人也就是科長也是
一個十分懂人情世故非常好溝通商量的人。少部分大媽因為概念較老舊刻板之
外,整體上不會遇到想要刁難你的人。
大概是這樣,因為這個單位非常特別,有問題的歡迎站內信我。
作者: lhslee79   2017-07-30 13:28:00
幫推部內~~
作者: jeff3292 (jeff)   2017-07-30 15:14:00
淚推
作者: alansid (天生馬尾控)   2017-08-01 10:21:00
推好缺
作者: adidas1013 (ELEVEN)   2017-08-03 21:25:00
推強者學長

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