簡單回
在履約過程中(不只政府合約 民間依民法之契約)
同樣都有
誰做了什麼就要負責什麼的 慣例
(除非契約另以文字明定)
您的案例
個人最多做到 提供 制式表格 至於表格裡的數字
個人死都不會幫廠商寫...
如果是辦工程的 不只數字死都不寫
包括 章 也不要亂蓋
(品管班裡的範本 如果沒有承辦人或機關要核章的欄位
不管是 委技 或 廠商送來的版本有欄位 個人都不蓋的...)
拉回來...
履約管理中 您的角色 是業主...
契約責任理 廠商提出數量給機關查驗或驗收
機關僅就於其提出數量核對
從來沒有業主自己算數量 再自己核定這回事
PS.工程上 竣工圖 誰畫 誰核 誰備 也是這個觀念
您的做法 調整成
制式表格給廠商
廠商自行填寫
(您自己的數據 自己留著)
您核對...有錯 退 正確 核..
今天
您把您的數字給廠商...
萬一有錯誤...
負責的是您...
嚴重的 是有可能構成圖利...XD (萬一又遇到觀點比教...的法官)
※ 引述《shine465 (......)》之銘言：
: 各位先進大家好
: 關於履約管理想跟大家討教
: 由於我們單位開口合約眾多
: 每月結帳案子高達20-30件
: 而每件月結案都要製作本月叫貨的明細表(由廠商自己製作)
: 我於去年12月報到，接近關帳
: 那時幫忙核對這些明細表與契約規格、單價是否相符，真的是要瘋了
: 一個案件要核對好久，而且每一個廠商的格式都不相同
: 如果廠商製作的明細表沒出錯那就好，案子往下一關送
: 但是廠商如果做錯(很常發生)，就是退回修正
: 修正完又必須核對一次
: 一來一往相當費時費力，沒有效率可言
: 今年開始由我接管
: 我講求效率，同樣的案件不希望看兩次，
: 所以結帳方式變成明細表我製作
: 然後寄給廠商核對確認
這裡 就有所謂 球員兼裁判的 角色混淆問題
該廠商做得讓廠商做吧
: 如果沒問題，用完印連同發票送過來結帳
出錯時
廠商只要 咬這些數據是機關 給的
擔心不照走...會無法請款
您就得花很大的心力去解釋...
: 評估其成效
: 1.製作表單時間比核對所需時間還少
: 2.製作表單單位內部先檢查一次金額，寄送給廠商再核對，等於開發票前雙重確認
...不符一般買賣契約慣例...XD
: 3.廠商送來明細及發票後案子就直接往下一關送，不用堆在我這裡
建議反過來
您可以制作表單...
但是 給廠商 空白的表單
千萬不要把自己的數據給廠商...
出錯時 責任釐清 可以很麻煩...
PS.工程上 還有 簽章順序問題呢...(廠商先簽 還是 監造先簽)
: 目前執行起來沒甚麼太大問題，廠商也欣然接受，但就是一個前輩看不過去
: 他的論點認為
: 1.廠商都不用自己來對帳了 (我做的明細不就是對帳用嗎?)
您角色錯了...
: 2.明細表錯誤，廠商也沒核對，按價開發票事後若有金額上的差距單位要負責
: (給明細讓廠商核對了，發票也自己開的，怪機關?)
是的...
您覺得 您有讓廠商核對再蓋
但是法官的心證 很神奇的...
可以 認為 公務員藉由權勢 強迫廠商接受.... XDDD
: 3.這也是我的爆點，說我 圖利廠商！(這到底哪裡圖利?為什麼不是服務廠商?)
: 今天他跟廠商說要廠商自己做，大家都要分攤
: 今天他跟同事們說我假會，根本圖利廠商
: 我氣炸了，是我的問題嗎?
: 我讓案件滾得快，錯了嗎?
: 我也可以照舊，讓四月結帳的案子到六月還沒跑完，還請廠商不要開發票
: 到時候再來說管理不佳，執行進度落後......
: 唉，我真的錯了嗎?
: 真的該由廠商製作，然後我們當老媽子在後面催催催嗎?
很簡單 把自己當慣老闆吧 XDDD
其實您的原意是好的
只是您手法有瑕疵...
別激動 這很正常...
因為您還沒喝過 "莫須有"咖啡 XD
大多數單位
也只有幾個人可以提醒您有風險
但也沒有辦法 跟您解釋清楚風險是怎麼造成的...