不知道這邊有沒有在公家當資深採購人員的經驗，
小弟我採購的經驗不多，
基本上大多的採購都不會有所謂的會議形式，
就是看最後廠商與採購方雙方在底價有沒有達成協議。
所以沒有會議紀錄。
但像這種「應該」要審查廠商承作能力的採購，
有可能會採用最有利標並且召開評審委員會，
由外聘委員來審查各家投標廠商的資格，
會議上是要討論各家廠商優缺點並且最後評分，
依照分數高低決定最後得標廠商，
且會後是要有評選會議記錄的而且委員要簽名，
所以基本上會議紀錄就是要在會議當下邊討論邊打出來。
如果是這種採購模式要查是有資料的
如果有錯的部分希望有更多經驗的人可以提點一下