[心得] Excel如何以Hlookup整理應付帳款

作者: moodyblue   2016-11-28 03:20:35
Excel如何以Hlookup整理應付帳款
網誌圖文版:
http://www.b88104069.com/archives/4135
在《會計人的Excel小教室》裡,提到Vlookup和樞紐分析表是會計Excel實務
的左右手,該書第三章和第四章,並特別針對這兩項作深入的應用探討。其
中Vlookup函數,拆開來是「V」+「lookup」,「lookup」英文意思是查找
,名符其實,不用再多說,而這個「V」,是「vertical」垂直的簡寫,熟悉
Vlookup的讀者,應該很能理解該函數以欄為基準執行查找。今天要介紹的
Hlookup函數,和Vlookup函數如同拜把兄弟,顧名思義是以列為基準執行查
找。以下分享具體範例:
一、應付帳款明細表,每一列是各個廠商各個日期的應付金額。
二、會計人老習慣,有數字的地方就把它加總,橫的加總(各廠商應付總金
額)、豎的加總(各日期應付總金額)、各式各樣的加總(詳後敍)。
三、接下來是本篇文章。首先在「H2」儲存格,以日期函數帶出今天:「=
TODAY()」,計算結果是「27-Nov」(寫文章當日),接著在「I3」儲存
格,以Hlookup函數帶出當日應付金額,這部份是新介紹的函數,在下一步驟
詳細說明。
四、遇到不熟的函數,有個很實用的小功能,輸入函數名稱「=HLOOKUP(」
之後,點擊資料編輯列的「fx」(插入函數),excel會貼心地跳出參數說明
及填寫視窗。完整的公式為:「=HLOOKUP(H2,B1:G7,7,0)」,意思是以
儲存格「H2」為指定值(儲存格實際內容為公式「=TODAY()」,也就是「
27-Nov」),然後在表格「B1:G7」第一列「B1:G7」尋找指定值「27-
Nov」,尋找結果是「D1」,所以傳回第7列「D7」,得到了當日應付金額是
「11,750」。
五、上一步驟公式計算結果是應付總金額,基於管理上需要,可能必須呈現
各個廠商明細,公式補充修改成「=HLOOKUP(TODAY(),$B$$1:$
G4,H4,0),這裡用到了三個小技巧,第一是把TODAY函數內建到HLOOKUP函數
裡面,第二是利用「$」固定行位欄位,避免拉公式時跟著浮動,第三是新
增H欄「=ROW(H4)」作為輔助,用意是取得每個儲存格所在的列數,作為
希望傳回內容的參考值。
六、會計上的應付帳款,除了當日應付金額,累積應付未付的餘額也是個重
點,因為它是資產負債表上的負債,同時也是科目餘額。在Excel公式設計上
,必須將累積的概念帶進來,所以先修改第七列的公式:「=F7+SUM(G2:
G6)」,結果從各日期的應付總額變成是各日期的累積應付金額。
七、既然是會計上的餘額,當天的日期比較不重要,因為會計都是截至期末
的概念,所以在日期公式做些修改:「=DATE(2016,11,30)」,從系統當
天日期改成可以任意設定的某一天。另外,查找的函數公式也要修改:「=
G7-HLOOKUP(H2,B1:G7,7,1)」等於是在假設都是如期支付的條件下,配
合上一步驟累積已付金額,總應付減掉累積已付,便得到了期末(30-Nov)
應付餘額(9,750)。
特別注意無論是Hlookup函數或者是Vlookup函數,第四個參數一般填入「0」
,表示查找值必須完全相同,如果省略不寫,Excel預值設也是零(邏輯值為
假)。不過這裡寫填入的是「1」,表示如果沒有和指定值(30-Nov)完全
相同的、那就傳回小於指定值最接近的值(27-Nov),因此在這裡得到結果
是9,750(75,000-65,250)。
透過這篇文章範例,應該可以熟悉Hlookup函數的使用。一般資料報表的格式
,通常類型屬性會放在第一列,第二列開始便是明細資料,實務上會發現很
常用到Vlookup,Hlookup用武之地相對少很多,但它仍然是個很方便的查找
函數,最好還是要知道這個函數怎麼用,真的需要時候可是很管用。另外這
篇文範例所渉及到日期設定和累積金額的概念,都是會計帳務處理上的實務
作法,倘能熟稔運用,對於工作有很大的幫助。
延伸閱讀(vlookup妙用):
Excel如何將欄位合併進行vlookup比對
http://www.b88104069.com/archives/4089
Excel如何vlookup兩套帳本傳票核對
http://www.b88104069.com/archives/1706
Excel如何vlookup合併欄位排序,搜尋應收帳款最晚收款日
http://www.b88104069.com/archives/4048

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